Quel écran et outils numériques choisir pour votre salle de réunion ? Guide complet

Aujourd’hui, l’aménagement et l’équipement d’une salle de réunion ne sont pas seulement une question de technologie, mais un véritable levier de productivité. Bien aménager cet espace, en intégrant des solutions numériques adaptées, dynamise les échanges, motive les équipes et permet de revoir les façons de collaborer. Qu’il s’agisse d’écrans interactifs, de systèmes de visioconférence ou encore de paperboards numériques, chaque élément contribue à rendre vos réunions plus fluides, interactives et efficaces.

Dans ce guide complet, nous vous présentons les solutions les plus adaptées pour transformer vos salles de réunion en véritables espaces de collaboration moderne, optimisés pour des réunions plus productives et sans accroc.

Critère 1 : Les dimensions de l’écran pour votre salle de réunion

Le premier facteur à considérer est la taille de l’écran. En effet, les dimensions de votre écran doivent être adaptées à la taille de la salle ainsi qu’au nombre de participants.

Voici quelques exemples d’écrans recommandés selon la taille de la salle :

• Petites salles de réunion : Si votre salle de réunion accueille jusqu’à 5 ou 6 personnes, un écran de 40 à 55 pouces (101 à 140 cm) peut suffire. Ces écrans sont idéals pour des réunions en petit comité ou des vidéoconférences intimistes. Vous pouvez consulter un modèle d’écran 43 pouces (109 cm) pour plus de détails sur ce type d’écran.
• Salles de taille moyenne : Pour des salles pouvant accueillir entre 7 et 12 personnes, privilégiez des écrans de 55 à 65 pouces (140 à 165 cm). Cela garantit une bonne visibilité même pour les participants situés au fond de la pièce. Par exemple, vous pouvez envisager un écran de 65 pouces (165 cm) ou un écran de 55 pouces (140 cm) selon vos besoins.
• Grandes salles de réunion : Pour des salles plus grandes (plus de 12 participants), optez pour des écrans de 70 pouces (177 cm) et plus. Ces dimensions permettent d’assurer une excellente lisibilité des contenus, même à distance. Un écran comme l’écran de 75 pouces (190 cm) ou un écran de 86 pouces (218 cm) serait parfait pour des salles de grande taille.

Ce dessous, voici une correspondance entre pouces et centimètres pour les dimensions d’écrans

L’important est de garantir que chaque personne dans la pièce puisse voir clairement l’écran sans effort. Un écran trop petit dans une grande salle peut entraîner une mauvaise communication et réduire l’efficacité des visioconférences ou des présentations.

Critère 2 : La connectique adaptée aux besoins de votre salle de réunion

Une connectivité complète et fiable est primordiale pour que vos réunions se déroulent sans encombre. Voici les types de connectiques indispensables à vérifier :

• HDMI : Le port HDMI est l’interface de connexion la plus répandue pour les ordinateurs portables, tablettes et autres appareils de présentation. Un écran pour salle de réunion doit absolument en disposer.
• USB-C et DisplayPort : Ces connectiques permettent une transmission rapide et de haute qualité des données et vidéos. L’USB-C, par exemple, est en train de devenir le standard sur de nombreux appareils récents.
• Systèmes de micro professionnels : Les solutions de visioconférence professionnelles incluent souvent des systèmes de microphones multi-directionnels, dotés de fonctionnalités avancées comme la réduction du bruit et l’élimination de l’écho. Cela permet de garantir une qualité sonore optimale, même dans de grandes salles, tout en offrant une communication claire et sans interruption.
• Intégration fluide avec Microsoft Teams et autres outils : Les systèmes professionnels permettent une intégration native avec des plateformes comme Microsoft Teams. Vous pouvez ainsi démarrer une réunion Teams en un seul clic, sans avoir besoin d’un ordinateur ou d’autres matériels supplémentaires. Cela simplifie grandement l’utilisation, notamment dans les environnements où plusieurs réunions se succèdent rapidement.
• Ecrans de réservation de salles : Pour éviter que vos réunions ne soient interrompues, certains systèmes professionnels offrent des écrans de réservation de salles dynamiques placées à l’entrée des salles de réunion. Ils permettent d’afficher le statut de la salle (occupée ou disponible) ainsi que les informations sur les réunions à venir, afin que personne ne soit perturbé pendant une session en cours.
  

Un écran de réunion performant doit offrir une connectique diversifiée et des fonctionnalités adaptées aux environnements professionnels pour garantir des réunions fluides et efficaces.

Critère 3 : Les fonctionnalités et l’interactivité de l’écran en salle de réunion

Les écrans de nouvelle génération ne se limitent plus à la simple diffusion de contenu. L’interactivité est devenue un critère de choix majeur pour les entreprises cherchant à dynamiser leurs réunions.

• Écran tactile : Les écrans tactiles permettent une interaction directe avec les contenus affichés. Cela permet de prendre des notes, de dessiner des schémas ou de manipuler des documents pendant la réunion. C’est une option idéale pour les séances de brainstorming ou les formations.
• Fonctionnalités collaboratives et communication unifiée : Certains écrans offrent la possibilité de connecter plusieurs appareils en simultané, facilitant le travail en équipe grâce à des outils de collaboration. Le partage d’écran depuis plusieurs appareils à la fois rend la communication plus fluide et permet une collaboration en temps réel entre les participants.
• Compatibilité avec les logiciels de visioconférence : Dans un contexte où le télétravail et les réunions à distance sont de plus en plus fréquents, il est essentiel de s’assurer que l’écran est compatible avec les principales plateformes de visioconférence (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.). Certains écrans intègrent même directement des caméras et des microphones de haute qualité pour simplifier l’installation.

Ces fonctionnalités permettent d’optimiser l’expérience utilisateur et de rendre vos réunions plus interactives et productives, en facilitant les échanges dans le cadre de la communication unifiée.

Le paperboard numérique : une révolution pour les réunions collaboratives

Outre les écrans tactiles classiques, une autre solution très en vogue pour les salles de réunion est le paperboard numérique. Cet outil combine les avantages d’un tableau blanc traditionnel avec les fonctionnalités avancées du numérique.

Fonctionnalités principales :

• Écriture tactile et stylet : Tout comme un tableau classique, vous pouvez écrire ou dessiner sur le paperboard numérique à l’aide d’un stylet. Ce qui le distingue, c’est sa capacité à enregistrer et partager les notes en temps réel.
• Capture et partage des contenus : Chaque session sur un paperboard numérique peut être enregistrée, puis partagée instantanément avec les participants ou des collaborateurs à distance. Cela évite la perte d’informations et facilite la collaboration continue.
• Connexion multi-utilisateurs : Plusieurs personnes peuvent interagir simultanément sur l’écran, ce qui encourage une approche collaborative, particulièrement utile lors des séances de brainstorming.
• Effacement numérique facile : Contrairement aux tableaux blancs traditionnels qui nécessitent souvent un nettoyage manuel, le paperboard numérique permet d’effacer des parties spécifiques ou l’ensemble du contenu d’un simple clic, ce qui simplifie et accélère les transitions lors des présentations.
• Partage sans fil : Les paperboards numériques sont souvent équipés de fonctions de partage sans fil permettant de diffuser des contenus depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, directement sur l’écran, sans avoir besoin de câbles supplémentaires.

Avantages du paperboard numérique :

• Digitalisation des réunions : En permettant de numériser le contenu, les paperboards facilitent le partage des notes, croquis et autres informations entre tous les participants, même ceux qui sont à distance. Cela améliore considérablement la productivité des réunions.
• Réduction du papier : Les paperboards numériques éliminent la nécessité d’utiliser des feuilles de papier ou des marqueurs, ce qui en fait une option plus écologique et plus propre.
• Interactivité accrue : Ces écrans apportent une touche moderne et interactive aux réunions, offrant aux participants un espace collaboratif où ils peuvent partager leurs idées en temps réel et de manière plus dynamique qu’avec un tableau blanc classique.
• Connectivité facile : Grâce à des connexions sans fil et des options d’enregistrement, le paperboard numérique permet une meilleure gestion des réunions et garantit que toutes les idées et les discussions sont bien capturées.

Critère 4 : Aspects techniques à ne pas négliger

Lorsque l’on choisit un écran pour une salle de réunion, les spécifications techniques jouent un rôle déterminant. Voici quelques points clés à considérer :

• Résolution : La qualité de l’image dépend en grande partie de la résolution de l’écran. Pour une salle de réunion, il est recommandé de choisir un écran Full HD (1920 x 1080 pixels) ou Ultra HD 4K (3840 x 2160 pixels) pour une netteté optimale, surtout si vous partagez des documents détaillés ou des vidéos.
• Taux de rafraîchissement : Un taux de rafraîchissement élevé (idéalement 60Hz et plus) garantit des images fluides et sans saccades, surtout pour les présentations animées ou les vidéos.
• Luminosité et contraste : Si votre salle de réunion est bien éclairée, il est important de choisir un écran avec une bonne luminosité (300 cd/m² minimum) et un contraste élevé pour garantir une lisibilité optimale dans toutes les conditions.
• Durabilité : Les écrans pour salle de réunion sont utilisés régulièrement et doivent être conçus pour durer. Privilégiez des écrans robustes avec une garantie solide.

En prenant en compte ces aspects techniques, vous vous assurez de choisir un écran performant qui répondra aux exigences de vos réunions professionnelles.

Les erreurs à éviter lors du choix d’un écran pour une salle de réunion

Voici quelques erreurs communes à éviter lors du choix de votre écran :

1. Sous-estimer la taille de l’écran : Un écran trop petit dans une grande salle est l’une des erreurs les plus fréquentes. Veillez à choisir un écran adapté à la taille de votre salle.
2. Ignorer la connectique : Il est important de s’assurer que l’écran dispose des connectiques nécessaires (HDMI, USB-C, etc.). Ne pas y prêter attention peut entraîner des complications lors des présentations.
3. Négliger la luminosité et le contraste : Dans une salle très lumineuse, un écran avec une faible luminosité et un contraste bas peut rendre les présentations difficiles à suivre.
4. Utiliser des solutions amateurs de partage d’écran : Opter pour des systèmes comme AirPlay ou Miracast peut sembler pratique, mais ils manquent de fiabilité pour un usage professionnel. Privilégiez des solutions professionnelles comme Barco ClickShare qui offrent une sécurité accrue et une meilleure stabilité pour des réunions sans interruptions.
5. Ne pas utiliser de systèmes de microphone professionnels : Dans une grande salle de réunion, l’absence de microphones performants peut entraîner des problèmes de qualité sonore. Des systèmes multi-micro avec réduction du bruit et élimination de l’écho sont essentiels pour garantir que chaque participant soit entendu clairement.

Cas concret : Installation au siège social de MATERI’ACT par Crown Heights

Client : MATERI’ACT (groupe Forvia)
MATERI’ACT, une entreprise innovante spécialisée dans la R&D pour les matériaux avancés, a établi son siège social et son centre de recherche à Villeurbanne, à proximité immédiate du campus de la Doua. Ce site de 7 500 m² comprend des bureaux, un laboratoire de prototypage et un centre de caractérisation des matériaux, et reflète l’engagement de l’entreprise dans l’innovation et le développement durable.

Dans le cadre de l’ouverture de ce nouveau siège, Crown Heights a été sélectionné pour équiper les salles de réunion et la grande salle de conférence du bâtiment. Voici un aperçu détaillé de cette installation.

Les salles de réunion équipées de Samsung Flip et d’écrans géants

Pour répondre aux besoins de collaboration et de flexibilité des équipes de MATERI’ACT, de nombreux écrans Samsung Flip ont été installés dans les salles de réunion, dans des tailles variées (55 pouces et 65 pouces). Ces écrans interactifs permettent aux collaborateurs d’animer leurs réunions de manière dynamique et intuitive.

• Fonctionnalités du Samsung Flip 55″ Paperboard Digital : Ce paperboard numérique transforme n’importe quel espace en une salle de réunion interactive. Il permet aux utilisateurs d’annoter, dessiner, importer du contenu, et partager en temps réel grâce à une interface tactile simple et intuitive. Les fonctionnalités avancées incluent la capture d’écran, l’utilisation de calques, et des templates personnalisables qui améliorent l’efficacité des sessions de travail. En un simple geste, les équipes peuvent créer et partager des contenus visuels, renforçant ainsi l’interactivité des réunions.
• Des écrans adaptés aux grandes équipes : En complément des paperboards numériques, des écrans de grande taille (jusqu’à 85 pouces) ont été installés dans plusieurs salles de réunion, garantissant une visibilité optimale pour tous les participants, même dans les plus grands espaces. Ces écrans permettent une diffusion fluide des présentations, vidéos et documents partagés, renforçant ainsi la collaboration.
• Solutions de présentation sans fil BARCO ClickShare : L’ensemble des salles de réunion a été équipé de solutions de présentation sans fil BARCO ClickShare (CX30 et C10), permettant aux équipes de MATERI’ACT de faciliter la collaboration et les présentations. Que ce soit pour des visioconférences ou des présentations internes, cette solution permet aux utilisateurs de partager du contenu instantanément depuis n’importe quel appareil, sans avoir à utiliser de câbles. La technologie ClickShare améliore également la fluidité des réunions et simplifie les transitions entre différents participants, ce qui optimise le temps de collaboration.

La grande salle de conférence : une solution double vidéoprojecteurs

Pour la salle de conférence principale de MATERI’ACT, pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes, Crown Heights a mis en place une solution audiovisuelle de haute qualité, répondant aux exigences d’un grand espace destiné à des présentations et des conférences.

• Double vidéoprojecteurs NEC P627UL : Deux vidéoprojecteurs NEC P627UL de 6200 lumens ont été installés, offrant une qualité d’image exceptionnelle et une luminosité adaptée aux grands espaces. Les projections sont réalisées sur des écrans encastrables DescPro SightLine de dimensions 159×250 cm, garantissant une expérience visuelle immersive pour tous les participants, même à distance.
• Système de visioconférence professionnel : La salle est également équipée pour les visioconférences avec une caméra Vaddio EasyIP20, permettant une captation de haute qualité et une retransmission fluide lors des réunions à distance. Cette solution offre une flexibilité totale, que ce soit pour des événements internes ou des conférences internationales.

Solutions pour les petites salles de réunion

Les plus petites salles de réunion de MATERI’ACT n’ont pas été oubliées. Elles sont équipées de solutions de visioconférence BIAMP VBC 2500, qui intègrent un système de barre de son et une caméra conçus pour offrir une expérience audiovisuelle de haute qualité dans des espaces plus restreints. Ces systèmes permettent une intégration facile avec les outils de visioconférence tels que Microsoft Teams, garantissant une transition fluide entre les réunions physiques et virtuelles.

Une approche globale pour accompagner MATERI’ACT

Crown Heights a accompagné MATERI’ACT tout au long de ce projet, depuis la phase initiale jusqu’à l’installation et le suivi :

• Étude du projet et prévisites techniques : En amont de l’installation, Crown Heights a mené une étude approfondie des besoins et des spécifications de MATERI’ACT. Les prévisites techniques ont permis de préconiser les équipements les plus adaptés, garantissant ainsi une solution sur-mesure.
• Déploiement et installation : L’ensemble des dispositifs, incluant les écrans, les vidéoprojecteurs et les solutions de visioconférence, a été installé par les équipes techniques de Crown Heights, assurant une installation de qualité et dans le respect des délais.
• Formation à l’utilisation : Pour garantir une prise en main optimale des équipements, Crown Heights a dispensé une formation aux équipes de MATERI’ACT sur l’utilisation des produits installés, comme les écrans interactifs Samsung Flip et les systèmes de présentation sans fil BARCO ClickShare.
• Suivi technique : Crown Heights continue d’assurer un suivi technique pendant toute la durée d’utilisation des équipements, garantissant une assistance en cas de besoin et veillant à ce que les systèmes fonctionnent de manière optimale.

Regardez la vidéo récapitulative de l’installation chez MATERI’ACT

Pour mieux illustrer les solutions mises en place par Crown Heights chez MATERI’ACT, regardez la vidéo suivante, qui présente l’ensemble des équipements et installations.

Une installation sur-mesure pour optimiser la productivité

Grâce à cette installation réalisée par Crown Heights, MATERI’ACT bénéficie désormais de salles de réunion équipées des dernières technologies en matière de collaboration, qu’il s’agisse des écrans interactifs Samsung Flip, des écrans géants, ou des solutions de présentation sans fil BARCO ClickShare. Cette approche sur-mesure permet à l’entreprise de gagner en efficacité et de maximiser la productivité des réunions.

L’aménagement de la salle de conférence permet d’accueillir des événements internes ou externes avec une qualité audiovisuelle optimale, renforçant ainsi l’image de MATERI’ACT en tant que leader de l’innovation technologique.

En optant pour des solutions technologiques avancées comme les vidéoprojecteurs NEC, les écrans Samsung, et les systèmes de visioconférence Vaddio et BIAMP, MATERI’ACT a su moderniser ses espaces de travail tout en facilitant la collaboration et l’interaction entre les équipes.

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Points clés à retenir

• Choisissez la taille d’écran adaptée : Sélectionnez un écran dont la taille correspond au nombre de participants et à la taille de la salle.
• Assurez une connectivité complète : HDMI, USB-C, et des solutions professionnelles de partage d’écran sont indispensables pour des réunions fluides.
• Optez pour des fonctionnalités interactives : Un écran tactile ou interactif peut transformer vos réunions en moments plus dynamiques et collaboratifs.
• Utilisez des systèmes de microphone professionnels : Ils assurent une qualité sonore supérieure grâce à la réduction du bruit et l’élimination de l’écho.
• Envisagez l’utilisation d’un paperboard numérique : Ce dernier modernise les réunions et facilite la collaboration numérique.

Conclusion

Le choix d’un équipement technologique adapté est un facteur clé pour maximiser l’efficacité des réunions et encourager une collaboration fluide au sein de vos équipes. Que vous optiez pour des écrans interactifs, des solutions de visioconférence professionnelles ou des outils tels que les paperboards numériques et les systèmes de présentation sans fil, ces technologies modernes transforment vos espaces de réunion en véritables hubs collaboratifs.

L’installation réalisée par Crown Heights chez MATERI’ACT illustre parfaitement comment une approche sur-mesure, incluant l’étude technique, le déploiement, la formation et le suivi, peut aboutir à une infrastructure de haute performance. Des écrans Samsung Flip aux vidéoprojecteurs NEC, en passant par les solutions BARCO ClickShare et les systèmes de visioconférence avancés, chaque équipement a été soigneusement choisi pour optimiser la productivité des équipes et garantir des réunions sans accroc.

Moderniser vos salles de réunion avec des solutions adaptées ne se limite pas à l’installation de matériel. C’est un véritable levier pour améliorer la collaboration, réduire les frictions technologiques, et encourager l’innovation dans vos processus de travail. Si vous souhaitez transformer vos espaces de réunion, Crown Heights est prêt à vous accompagner dans toutes les étapes de votre projet, de l’étude à la mise en œuvre.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour concevoir la salle de réunion idéale, équipée des meilleures technologies pour booster vos performances et celles de vos équipes.

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FAQ

• Quelle est la taille d’écran recommandée pour une petite salle de réunion ? Un écran de 40 à 55 pouces est idéal pour une petite salle accueillant jusqu’à 6 personnes.
• Quels sont les types de connectique indispensables pour un écran de salle de réunion ? Les ports HDMI, USB-C, et des solutions professionnelles de partage d’écran comme Barco ClickShare sont essentiels pour une connectivité complète.
• Est-il nécessaire d’avoir un écran 4K pour une salle de réunion ? Un écran 4K est recommandé pour des salles où la qualité d’image doit être irréprochable, surtout pour afficher des documents détaillés.
• Les écrans interactifs sont-ils indispensables pour les réunions ? Pas indispensable, mais fortement conseillé pour les réunions interactives et collaboratives.
• Quelle est la durée de vie moyenne d’un écran de salle de réunion ? Cela dépend des modèles, mais en général, un bon écran professionnel peut durer entre 5 à 7 ans.
• Comment choisir un écran tactile pour une salle de réunion ? Vérifiez sa réactivité, la qualité de l’image, et s’il est compatible avec vos logiciels de réunion.
• Quel est le meilleur support pour un écran de réunion ? Un support mural ajustable est idéal pour ajuster la hauteur selon les besoins de la salle.
• Un écran de salle de réunion doit-il obligatoirement être connecté à internet ? Non, mais pour les fonctionnalités de visioconférence et de partage sans fil, une connexion internet est fortement recommandée.
• Peut-on connecter plusieurs appareils en même temps à un écran de réunion ? Oui, certains écrans permettent des connexions simultanées, facilitant les collaborations.
• Les écrans pour salles de réunion nécessitent-ils un entretien particulier ? Un entretien régulier (nettoyage, mise à jour du logiciel) est recommandé pour assurer la durabilité et la performance de l’écran.
• Quel type de suivi est proposé après l’installation d’équipements dans les salles de réunion ?
  Crown Heights accompagne ses clients tout au long du projet, de l’étude des besoins à l’installation, en passant par la formation des utilisateurs. Un suivi technique est également assuré pour garantir une utilisation optimale des équipements et répondre à toute demande d’assistance technique.